VISION MAKER INC
Apertura Futura: Secretario
Tiempo completo • Clearwater
Resumen del puesto
El Secretario del Presidente proporciona apoyo administrativo, administrativo y organizativo de alto nivel al Presidente de una empresa de gestión inmobiliaria. Este puesto requiere una discreción excepcional, habilidades avanzadas de comunicación y la capacidad de gestionar información confidencial mientras apoya las operaciones ejecutivas y asiste al resto del personal con tareas administrativas relacionadas con la gestión de propiedades.
Responsabilidades clave
Apoyo ejecutivo
- Proporcionar apoyo administrativo directo y cotidiano al Presidente, incluyendo la gestión del calendario, la programación de reuniones y la coordinación de citas.
- Preparar, corregir y formatear correspondencia, informes, memorandos y documentos legales o relacionados con la propiedad.
- Toma taquigrafía y transcribe notas con precisión, incluyendo la lectura e interpretación de la caligrafía cursiva y la correspondencia manuscrita.
- Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes en nombre del Presidente, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y cartas.
Gestión Administrativa y de Oficina
- Realizar procesamiento de textos avanzados y mecanografía con un alto grado de precisión y rapidez.
- Mantener sistemas organizados de archivo (tanto electrónicos como físicos) para los registros ejecutivos, de propiedades, inquilinos y proveedores.
- Ayudar en la preparación de documentos relacionados con contratos de arrendamiento, contratos, notificaciones, informes internos y materiales de cumplimiento.
- Maneja la información confidencial y sensible con profesionalidad y discreción.
Apoyo a la gestión de propiedades
- Proporcionar asistencia administrativa al personal de gestión de propiedades según sea necesario, incluyendo introducción de datos, correspondencia y seguimiento documental.
- Apoyar la coordinación con inquilinos, proveedores, propietarios y organismos reguladores.
- Ayuda en la preparación de informes relacionados con la propiedad, agendas de reuniones y comunicaciones internas.
- Ayuda a garantizar un seguimiento oportuno de las tareas de gestión de la propiedad y de las directrices ejecutivas.
Cualificaciones requeridas
- Experiencia demostrada como secretario ejecutivo, asistente administrativo senior o un puesto similar, preferiblemente en gestión de propiedades, bienes raíces o un campo relacionado.
- Amplio conocimiento de procesamiento de textos, mecanografía y software de oficina (por ejemplo, Microsoft Word, Excel, Outlook).
- Fuertes habilidades de taquigrafía, con la capacidad de transcribir con precisión notas dictadas.
- Demostró su capacidad para leer e interpretar documentos escritos en cursiva y manuscritos.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para priorizar tareas, gestionar plazos y trabajar de forma independiente.
Cualificaciones Preferidas
- Familiaridad con la terminología de gestión inmobiliaria, la documentación de contratos de arrendamiento y las operaciones inmobiliarias.
- Experiencia apoyando a altos ejecutivos en un entorno profesional y dinámico.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental y software de gestión de propiedades.
Compensación: 18,00 $ - 22,00 $ la hora
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
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